Regulamin
Regulamin korzystania z systemu „eHandel” w Sonepar Polska Sp. z o.o.
1. Słownik pojęć
Regulamin – niniejszy dokument,
Sprzedający – Sonepar Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach (40-335) przy ul. Obrońców Westerplatte 81, zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców KRS pod numerem 0000056882, Sąd Rejonowy Katowice-Wschód w Katowicach, Wydział VIII Gospodarczy KRS, NIP 634-013-56-76, REGON 270117632, Kapitał zakładowy: 30 000 000 PLN,
system eHandel – system elektronicznej wymiany informacji handlowych pomiędzy Klientem i Sprzedającym, umożliwiający prowadzenie negocjacji handlowych oraz zawieranie umów sprzedaży, dostępny pod adresem elektronicznym www.alfaelektro.pl
Klient – osoba fizyczna, jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej lub osoba prawna, która korzysta z systemu eHandel, z wyłączeniem konsumentów,
Użytkownik – osoba upoważniona do korzystania z systemu eHandel w imieniu Klienta,
Oddział Sprzedającego – magazyn dystrybucyjny, hurtownia lub punkt handlowy, z którego Sprzedający dokonuje sprzedaży towarów,
Administrator systemu – osoba wykonująca w imieniu Sprzedającego czynności wskazane w niniejszym Regulaminie,
Administrator konta – Użytkownik posiadający dodatkowe uprawnienia, wskazane w niniejszym Regulaminie,
OWS – Ogólne Warunki Sprzedaży Sprzedającego.
2. Przeznaczenie systemu eHandel
2.1. System eHandel umożliwia:
2.1.1. Wyszukiwanie towarów Sprzedającego dostępnych w systemie eHandel,
2.1.2. Wgląd w stany magazynowe Sprzedającego właściwe dla lokalizacji Klienta oraz magazyn centralny Sprzedającego,
2.1.3. Tworzenie zapytań ofertowych na towary Sprzedającego, przyjmowanie ofert Sprzedającego i składania zamówień drogą elektroniczną,
2.1.4. Zainicjowanie płatności kartą płatniczą lub przelewem bankowym poprzez zewnętrzy system szybkich płatności Tpay,
2.1.5. Przegląd złożonych zapytań ofertowych, otrzymanych ofert oraz warunków finansowych i historii płatności,
2.1.6. Kontakt z opiekunem handlowym Klienta za pośrednictwem komunikatora.
3. Warunki techniczne korzystania z systemu eHandel
3.1. Dostęp do systemu eHandel możliwy jest przy użyciu komputera podłączonego do sieci Internet.
System eHandel jest aplikacją pracującą w technologii WWW, poprawnie działającą z przeglądarką internetową:
• Internet Explorer, Opera, Firefox lub Chrome w najwyższej wersji.
Do korzystania z pełnej funkcjonalności systemu niezbędne jest włączenie akceptacji „cookies” w przeglądarce internetowej oraz posiadanie aktywnego konta poczty elektronicznej e-mail.
3.2. Konfiguracja sprzętu, przeglądarki internetowej oraz konfiguracja dostępu do sieci Internet nie jest wykonywana przez Sprzedającego.
3.3. Korzystający z systemu eHandel zobowiązani są należycie zabezpieczyć komputery przed oprogramowaniem umożliwiającym przejęcie kodów dostępu przez osoby trzecie.
4. Klient
4.1. Klientem może zostać wyłącznie osoba, która złożyła wniosek o udzielenie dostępu oraz zaakceptowała Regulamin, OWS, a także wyraziła zgodę na przetwarzanie danych osobowych, których przetwarzanie jest niezbędne w celu korzystania z systemu eHandel.
4.2. Wniosek o udzielenie dostępu do systemu eHandel składa się przy użyciu formularza rejestracyjnego dostępnego na stronie internetowej Sprzedającego ( www.alfaelektro.pl). Sprzedający swobodnie decyduje o przyjęciu lub odrzuceniu wniosku.
4.3. Klient korzysta z systemu eHandel za pośrednictwem Użytkowników. Klient ustanawia i znosi Użytkowników, a także nadaje i odbiera im uprawnienia w systemie eHandel.
5. Użytkownicy
5.1. System eHandel identyfikuje Użytkowników poprzez podany przez Użytkownika adres e-mail – jako login i hasło. Użytkownik otrzymuje dane logowania – adres e-mail i hasło pocztą elektroniczną.
5.2. Użytkownicy zobowiązani są korzystać z loginu i hasła wyłącznie osobiście. Zabronione jest udostępnianie loginu i hasła osobom trzecim.
5.3. Wszystkie operacje dokonane z użyciem aktywnego loginu i hasła uważane są za skutecznie dokonane w imieniu Klienta.
5.4. Każdy Użytkownik systemu może za pośrednictwem systemu eHandel wykonywać te operacje, do których nadano mu uprawnienia.
5.5. Hasła do systemu eHandel są znane tylko Użytkownikom. Sprzedawca nie zna haseł i nie ma możliwości ich odtworzenia. Jedyną metodą odtworzenia zapomnianego hasła jest skorzystanie przez Użytkownika z funkcji przypomnienia hasła.
5.6. Utracone hasło zostanie zastąpione nowym, poprzez wygenerowanie przez funkcję „Przypomnij hasło”, które otrzyma Użytkownik.
6. Zawieranie umów
6.1. Zawarcie umowy za pośrednictwem systemu eHandel następuje poprzez złożenie przez Klienta zamówienia na aktualnie dostępne produkty lub w drodze przyjęcia oferty Sprzedającego.
6.2. Umowa zostaje zawarta odpowiednio w momencie zatwierdzenia koszyka zamówienia lub akceptacji przyjęcia oferty Sprzedającego.
6.3. Zawierając umowę, Klient wybiera metodę płatności spośród udostępnionych mu w Systemie eHandel. W razie skorzystania z płatności kartą lub przelewu w systemie szybkich płatności Tpay, płatność dokonywana jest na zasadach określonych w regulaminie dostępnym pod adresem: tpay.com.
6.4. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie oraz w umowie zawartej za pośrednictwem systemu eHandel, w tym w zakresie zasad reklamacji i zwrotu towaru stosuje się Ogólne Warunki Sprzedaży.
7. Odstąpienie od umowy
7.1. Klient będący osobą fizyczną może bez podawania przyczyny odstąpić od umowy zawartej za pośrednictwem systemu eHandel na zasadach określonych poniżej, jeśli zawarł umowę bezpośrednio związaną z jego działalnością gospodarczą, gdy z treści tej umowy wynika, że nie posiada ona dla niego charakteru zawodowego, wynikającego w szczególności z przedmiotu wykonywanej przez niego działalności gospodarczej, udostępnionego na podstawie przepisów o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
7.2. Oświadczenie o odstąpieniu od umowy może być złożone w terminie 14 dni od otrzymania towaru, a w przypadku, gdy umowa dotyczy wielu rzeczy, które są dostarczane osobno, partiami lub w częściach – w terminie 14 dni od objęcia w posiadanie ostatniej rzeczy, partii lub części. Do zachowania terminu wystarczy wysłanie oświadczenia przed jego upływem.
7.3. Oświadczenie o odstąpieniu może zostać złożone w dowolnej formie/w formie dokumentowej, w tym listownie, za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres opiekuna handlowego. Klient może skorzystać z formularza, stanowiącego załącznik nr 1. do Regulaminu.
7.4. Sprzedający zobowiązany jest zwrócić Klientowi otrzymaną zapłatę niezwłocznie, nie później niż w ciągu 14 dni od otrzymania oświadczenia o odstąpieniu. Sprzedający nie jest zobowiązany zwrócić kosztu transportu w części, w jakiej był on wyższy niż standardowy. Zwrot płatności następuje przy użyciu takiego samego sposobu zapłaty, jakiego użył Klient, chyba że Klient wyraźnie zgodził się na inny sposób zwrotu, który nie wiąże się dla niego z żadnymi kosztami. Jeżeli Sprzedający nie zaproponował, że sam odbierze rzecz od Klienta, może wstrzymać się ze zwrotem płatności otrzymanych od Klienta do chwili otrzymania rzeczy z powrotem lub dostarczenia przez Klienta dowodu jej odesłania, w zależności od tego, które zdarzenie nastąpi wcześniej.
7.5. Klient ma obowiązek zwrócić rzecz Sprzedającemu niezwłocznie, jednak nie później niż 14 dni od dnia, w którym odstąpił od umowy, chyba że Sprzedający zaproponował, że sam odbierze rzecz. Do zachowania terminu wystarczy odesłanie rzeczy przed jego upływem. Klient ponosi koszty zwrotu rzeczy.
7.6. Klient ponosi odpowiedzialność za zmniejszenie wartości rzeczy będące wynikiem korzystania z niej w sposób wykraczający poza konieczny do stwierdzenia charakteru, cech i funkcjonowania rzeczy.
7.7. Prawo odstąpienia od umowy nie przysługuje Klientowi w odniesieniu do umów:
1) w której przedmiotem świadczenia jest rzecz nieprefabrykowana, wyprodukowana według specyfikacji Klienta lub służąca zaspokojeniu jego zindywidualizowanych potrzeb;
2) w której przedmiotem świadczenia jest rzecz ulegająca szybkiemu zepsuciu lub mająca krótki termin przydatności do użycia;
3) w której przedmiotem świadczenia jest rzecz dostarczana w zapieczętowanym opakowaniu, której po otwarciu opakowania nie można zwrócić ze względu na ochronę zdrowia lub ze względów higienicznych,
jeżeli opakowanie zostało otwarte po dostarczeniu;
4) w której przedmiotem świadczenia są rzeczy, które po dostarczeniu, ze względu na swój charakter, zostają nierozłącznie połączone z innymi rzeczami.
8. Cofanie uprawnień i rezygnacja z dostępu do systemu eHandel
8.1. Klient może zrezygnować z korzystania z systemu eHandel w każdym czasie.
8.2. Wycofanie uprawnień dla wszystkich Użytkowników jest równoznaczne z rezygnacją z korzystania z systemu eHandel.
8.3. Rezygnację Klient może złożyć przesyłając e-mail do opiekuna handlowego.
8.4. Dostęp do systemu eHandel zostanie odebrany niezwłocznie, jednak nie później niż następnego dnia roboczego.
9. Dostępność systemu eHandel
9.1. Sprzedający dołoży wszelkich starań, aby system eHandel był stale dostępny dla Klientów. O planowanych przerwach technicznych Sprzedający będzie informował Klientów z odpowiednim wyprzedzeniem.
9.2. Sprzedający nie ponosi odpowiedzialności za czasową niedostępność systemu spowodowaną awariami technicznymi.
9.3. Na działanie systemu eHandel Klient może składać reklamacje w formie dokumentowej pod rygorem nieważności. Reklamacja powinna zawierać dokładny opis przyczyny reklamacji.
Reklamacja zostanie rozpatrzona w ciągu 21 dni. Odpowiedź jest ostateczna.
10. Postanowienia końcowe
10.1. Sprzedający zastrzega sobie prawo zmian niniejszego Regulaminu. Informacja o zmianie Regulaminu zostanie na co najmniej 30 dni przed wprowadzeniem zmiany wysłana do Klienta systemu
za pomocą poczty elektronicznej, a także zamieszczona będzie w Oddziałach Sprzedającego oraz na stronie internetowej pod adresem www.alfaelektro.pl.
10.2. Klient może zgłosić sprzeciw wobec nowego regulaminu. W razie wyrażenia sprzeciwu, dostęp Klienta do systemu eHandel zostanie zablokowany z dniem wejścia w życie nowego Regulaminu.
10.3. Sprzedający może wypowiedzieć Klientowi korzystanie z systemu eHandel z zachowaniem 7dniowego okresu wypowiedzenia.
10.4. Sprzedający może wypowiedzieć Klientowi korzystanie z systemu eHandel bez zachowania okresu wypowiedzenia, jeśli Klient narusza postanowienia Regulaminu.
10.5. Niniejszy Regulamin jest dostępny w Oddziałach Sprzedającego oraz w systemie eHandel.
Załącznik 1.
Wzór formularza odstąpienia od umowy zawartej na odległość
(formularz ten należy wypełnić i odesłać tylko w przypadku chęci odstąpienia od umowy)
- Adresat: Sonepar Polska Sp. z o.o., 40-335 Katowice, ul. Obr.Westerplatte 81
- Niniejszym informuję o moim odstąpieniu od umowy sprzedaży następujących towarów:
…………………………………………
Data zawarcia umowy: …………………………………………
Numer zamówienia: ……………………………………………
Data odbioru towaru: …………………………………………
Imię i nazwisko: ………………………………………………
Adres: …………………………………………………………
Podpis (tylko jeżeli formularz jest przesyłany w wersji papierowej): ………………………….........……
Data: …………………………………………
Informacja o przetwarzaniu danych osobowych w systemie eHandel
Kto jest administratorem Pani/Pana danych osobowych i z kim można się kontaktować?
• Administratorem Pana/Pani danych osobowych jest Sonepar Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach, 40-335 Katowice, ul. Obrońców Westerplatte 81, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000056882, NIP: 634-013-56-76; REGON: 270117632, zwany dalej Alfa Elektro lub Administrator.
• Administrator powołał inspektora d.s. ochrony danych osobowych (Radosław Kamiński), z którym można kontaktować się korespondencyjnie na adres siedziby firmy, najlepiej z dopiskiem „Inspektor danych osobowych” lub wysyłając korespondencję na adres e-mail: daneosobowe@sonepar.pl, we wszelkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych.
W jakim celu przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe?
• Administrator przetwarza dane osobowe użytkownika systemu, aby umożliwić korzystanie z elektronicznego kanału sprzedaży. Dane identyfikacyjne użytkowników pochodzą ze składanych wniosków o dostęp do platformy eHandel, który jest składany do Sonepar Polska. Podstawą przetwarzanie w tym zakresie są czynności zmierzające do zawarcia umowy handlowej z Administratorem.
• Ze względu na formę usługi świadczonej przez Administratora, która skierowana jest wyłącznie do klientów biznesowych, dane we wniosku podaje Klient Sonepar Polska. Sonepar Polska nie dokonuje żadnej weryfikacji zgodności podanych informacji ze stanem faktycznym, niemniej przyjmuje do wiadomości, że wszelkie dane identyfikacyjne mogą stanowić dane osobowe i podejmuje odpowiednie środki aby te dane chronić przed nieuprawnionym dostępem, zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie danych osobowych.
Zakres danych osobowych przetwarzanych przez Administratora
W przypadku danych osobowych dotyczących zawieranych umów handlowych oraz czynności zmierzających do zawarcia takich umów Administrator przetwarza następujące informacje.
Imię i nazwisko Klienta lub nazwa firmy
Adres prowadzenia działalności a w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej adres podany przez Klienta,
Adresy dostaw towarów wskazanych przez Klienta,
Numer NIP, jeżeli Klient prowadzi działalność gospodarczą.
Numer rachunku bankowego, w przypadku realizowania zapłaty przelewem
podpis Klienta lub osoby przez niego upoważnionej na dokumentach wymagających podpisu (np. dokument odbioru towaru)
Adres e-mail do korespondencji
Numer telefonu kontaktowego
Historię transakcji, w tym transakcje zakupu/sprzedaży, przesyłane zapytania ofertowe i zapytania o produkty
Historię komunikacji z Klientem
W przypadku zamówień realizowanych za pomocą systemu sprzedaży internetowej lub korzystania z portalu faktury elektronicznej, numer IP, z którego wysyłane było zamówienie, wraz z rodzajem urządzenia, które było użyte do realizacji transakcji
W przypadku danych osobowych Osób kontaktowych Administrator przetwarza:
Imię i nazwisko
Stanowisko
Dane adresowe
Telefon kontaktowy
Nazwa firmy
Kontaktowy Adres e-mail
Zajmowane stanowisko (jeżeli Osoba jest pracownikiem Klienta)
Posiadane uprawnienia wskazane przez Klienta
Numer dokumentu tożsamości, w przypadku uprawnień do reprezentowania Klienta w zakresie odbioru towarów w imieniu Klienta
Historię komunikacji z Osobą kontaktową.
W przypadku danych osobowych używanych dla celów realizacji dostępu do portalu sprzedaży internetowej lub portalu faktury elektronicznej administrator przetwarza informacje:
Imię i nazwisko
Telefon kontaktowy
Adres e-mail
Nazwa firmy
Historia aktywności w portalu (ostatnie 12 miesięcy)
Administrator nie przetwarza żadnych danych osobowych w celach automatycznego podejmowania decyzji, w tym profilowania o którym mowa w Ogólnym Rozporządzeniu dotyczącym ochrony danych osobowych.
Jak długo przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe?
Dane osobowe przetwarzamy przez cały okres świadczenia usługi. W przypadku zgłoszenia rezygnacji z usługi dane użytkownika, czyli Państwa dane identyfikacyjne są z systemu usuwane. Usunięcie z systemu nie wpływa na dane, które zostały przez użytkownika wprowadzone do systemu Administratora, takie jak adresy dostaw, czy też osoby upoważnione do odbioru towarów.
Dane techniczne z logów dotyczące użytkownika, czyli adres IP, rodzaj urządzenia i login przechowujemy 12 miesięcy wstecz od daty zdarzenia.
Jakie są Pani/Pana prawa?
W związku z przetwarzaniem danych osobowych ma Pani / Pan prawo do:
a) dostępu do treści swoich danych, która jest dostępna w profilu systemu eHandel,
b) sprostowania danych – jeżeli Pani / Pan uzna, że przetwarzane dane są nieprawidłowe,
c) ograniczenia przetwarzania – w każdym przypadku, kiedy Pani/Pan uzna, że zakres przetwarzanych danych jest nieadekwatny do celów do jakich to przetwarzanie jest wykonywane,
d) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych – w każdym przypadku, kiedy Pani/Pan uzna, że dany cel przetwarzania danych ma zostać wstrzymany,
e) cofnięcia zgody na dalsze przetwarzanie danych w dowolnym momencie, przy czym cofnięcie zgody na przetwarzanie danych nie ma wpływu na przetwarzanie danych, które dokonywane było w przeszłości,
f) usunięcia danych (realizacji prawa do bycia zapomnianym), jeżeli uzna, że chce skorzystać z takich uprawnień,
g) przeniesienia danych – każda osoba fizyczna może wystąpić o zapisanie wszystkich przekazanych do Administratora danych do osobnego pliku w celu przekazania tych danych do innego podmiotu. Zakres przekazywanych danych dotyczy danych osobowych z uwzględnieniem interesów i tajemnicy handlowej Administratora danych,
h) wniesienia skargi w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez Administratora do organu nadzorczego.
Jako narzędzie komunikacji w sprawach a)-g) sugerujemy wykorzystanie wewnętrznego komunikatora. Taka czynność przyśpieszy działania związane z potwierdzeniem Pani/Pana tożsamości.
Komu przekazujemy lub możemy przekazać Pani / Pana dane osobowe?
Administrator udostępnia dane następującym podmiotom, które wspomagają działalność prowadzoną przez administratora:
• Firmom transportowym i spedycyjnym współpracującym z Administratorem, w zakresie adresów dostaw towarów oraz danych osób uprawnionych do odbioru towarów w imieniu Klienta.
• Firmie świadczącej wsparcie w zakresie użytkowanego systemu eHandel, w zakresie minimalnym w jakim jest to konieczne dla celów wykonywania prac serwisowych.
• Firmie prowadzającej dla Administratora usługi zarządzania kopiami zapasowymi użytkowanych systemów informatycznych.
• Firmie dostarczającej Administratorowi usługi mocy obliczeniowej w postaci tzw. chmury prywatnej i udostępniającej specjalistyczne Data Centre w celu umożliwienia funkcjonowania systemów informatycznych Administratora.
• Firmie realizującej na zlecenie Administratora usługi wysyłania wiadomości SMS w oparciu o zarejestrowane żądania Klientów, jeżeli taka forma komunikacji jest wykorzystywana.
• Firmie świadczącej dla Administratora usługi poczty elektronicznej oraz udostępniania zasobów dyskowych w tzw. chmurze obliczeniowej.
• Współpracującym z Administratorem kancelariom prawnym oraz firmom ubezpieczeniowym i windykacyjnym w zakresach wynikających z prowadzonych spraw związanych z odzyskiwaniem należności oraz ubezpieczaniem transakcji.
• Instytucjom publicznym, którym jesteśmy obowiązani podawać dane na podstawie obowiązującego prawa.
W każdym przypadku udostępniania danych osobowych lub zaistnienia możliwości udostępnienia takich danych Administrator stosuje procedury organizacyjne i środki techniczne minimalizujące zakres udostępnianych danych oraz ryzyko dostępu do tych danych przez osoby inne niż pracownicy Administratora.
Administrator przekazuje dane osobowe Klientów i Osób kontaktowych wyłącznie w zakresie koniecznym do realizacji określonego celu handlowego, w szczególności nie udostępnia danych innym podmiotom w celach komercyjnych oraz nie sprzedaje danych osobowych. Ochrona informacji związanych z danymi Klientów oraz Osób kontaktowych jest dla Administratora zadaniem priorytetowym.
Administrator nie udostępnia danych Klientów oraz Osób kontaktowych poza granice Unii Europejskiej, za wyjątkiem sytuacji, kiedy taka dyspozycja zostaje zlecona przez Klienta (np. zlecenie wysłania towaru przez Klienta poza granice UE).
